24.8 プレゼンテーション直前のチェックリスト

スライドを作り終わって,練習もし終わったとしましょう.そして会場で機材の接続や動作確認も済ませれば,「あとはプレゼンテーション本番を待つのみ!」…と言いたいところですが,実はまだチェックすべきことが残っています.それは時間の経過に伴って発生するトラブルです.動作確認の段階では問題を起こさなくても,プレゼンテーション中に問題となりうる要因があるのです.

この節では,そうした忍び寄るトラブルに対するチェックリストを用意しておきます.プレゼンテーションを行うとき,ぜひ活用してください.

機材のチェック

プレゼンテーションを行う機材に関して,次のチェックをしましょう.

割り込んでくるソフトウェア
ウイルス対策ソフトウェアの定期検査や Windows Update などを,一旦オフにしておきましょう.プレゼンテーションの画面に突然現れて邪魔をすることがあります.また Skype や LINE などのチャットツールも一旦止めておくべきです.つけっぱなしだと,プレゼンテーション中に通知が出てしまいます.
スリープまでの時間やスクリーンセーバー
スライド 1 枚にかける説明時間を長く取ると,説明中にディスプレイが消えたり,スクリーンセーバーが流れてしまったり,もっと運が悪いとスリープ状態に移行してしまうことがあります.これらの機能は無効にしましょう.
電源ケーブルの接続と電池の残量
電気を使って動く道具については,電源ケーブルが繋がっているかどうか,あるいはワイヤレスなら電池残量が十分かを一通りチェックしましょう.電池の残量に心配がある場合は,替えの電池を用意しましょう.
代替機材
ごく稀に,プレゼンテーション中に機材が故障してしまうことがあります.そういう場合のために,替えの機材があるかどうか,あるならその場所はどこかを確認しておきましょう.

トラブル時の対応

ここまでのチェックをして,あなたができる限りの事前準備をしたとしても,なおトラブルに見舞われる可能性もあります.そのような場合の対応策を考えておきましょう.たとえば

  • トラブルには自分が対応するのか,他の人が対応するのか
  • トラブル復旧を諦めるべきタイミングはどこか
  • トラブルが解消できそうにないなら,どのようにしてプレゼンテーションを継続するか

などといったことです.

トラブルが起きたとして,それを悔やんでいてもしょうがありません.悔やんだからといってトラブルがなくなるわけでもないし,また,トラブルが起きている最中も聴衆はあなたのことを見ているのです.速やかな復旧を心がけたり,あるいは機材なしでもプレゼンテーションを続けるなど,常に「聴衆にとってどうするのが一番良いか」を考えて行動しましょう.