22.3.9 アウトライン機能による章番号と目次の自動制御

Word のアウトライン機能と呼ばれる一連の機能を上手く使うと，文書の章番号を振ったり目次作ったりという操作を，自動で行えます．長い文書を作成するときは，この機能を積極的に活用しましょう．

章番号の自動生成

長い文書になると，本文が「第 1 章」や「第 2 章第 3 節」のように章や節などで区切られます．ここで登場する「章」や「節」といった大域的な構造のことを，Word ではアウトラインと呼んでいます．そして

1. 「見出し 1」などのスタイルに，アウトラインを設定し
2. アウトラインの設定されたスタイルを，文書中に適用する

というステップを経ることで，自動的に章や節の番号が振られるようになります．
まず具体例を見てみましょう．次のような文書を打ってみます．このタイトル部分は「表題」のスタイルを適用しておいてください．

この文書の続きに

• 第 1 章 ワープロソフトについて
• 第 1 節 前史: タイプライターの時代

と書き足してみましょう．ただし，章番号と節番号は自動でつけます．
まずは，3 つ並んだ箇条書きボタンの一番右をクリックします．

このメニューの中に「新しいアウトラインの定義」という項目があるので，これをクリックしてください．すると「アウトライン番号の書式設定」というダイアログが立ち上がります．この画面で，まずは「章」に対応するアウトラインを作りましょう．

もし「レベルと対応付ける見出しスタイル」の設定項目が隠れていたら，画面左下にある下向きの > ボタンを押して，詳しい設定項目を表示してください．
ここでは一番大きい題目を「章」にしてみます．左上の「レベル」が 1 になっていることを確認した上で，スタイルに対してアウトラインを連携させるため，「レベルと対応付ける見出しスタイル」を「見出し 1 」に設定します．

続いて「番号形式」の欄を見ます．最初はグレーの網掛けで「１」と書かれているだけですが，これを「第 1 章」にしてください．

こうすると章を作るたびに「第 1 章」の網掛けの 1 が 2, 3, … と自動で増えるようになります．また「番号書式」の欄の右にある「フォント」ボタンを押すと，自動で振られる番号の箇所の書式を設定できます．好みに応じて使ってください．
今度は「レベル」を 2 にします．

今度は「番号書式」が網掛けで「1.1」のように表示され，数字が 2 つ並びます．これらはそれぞれ，章と節の番号を表しています．この左の網掛け数字を消してしまえば，節見出しには章番号が表示されなくなります．今回はここを何もいじらずに，レベルと「見出し 2」のスタイルを対応付けてみましょう．

以上の設定を行った上で「OK」ボタンを押し，ダイアログを閉じます．この段階で，カーソルのある段落のスタイルが変更されてしまったら，元々のスタイルに戻しましょう．そして文書を改段落し，「ワープロソフトについて」と書き進めてください．

ここで，第 1 章になるべき「ワープロソフトについて」の段落にカーソルを合わせて「見出し 1」のスタイルを適用すると，自動的に「第 1 章」と挿入されます．

この章番号は自動で更新されます．たとえば改段落をして「Microsoft Word とは」と打ち込んでみます．

この段落に「見出し 1」のスタイルを適用すると，自動で「第 2 章」になります．

さらに，第 1 章の直後に「前史: タイプライターの時代」と書き，ここにカーソルを合わせます．

「見出し 2」のスタイルを適用すると，「1.1」という番号が振られます．

このように，章番号は自動で振れるのです．手動で振るのはやめましょう．

アウトラインレベルは，複数定義することができます．複数のアウトラインを使うと，「アウトライン番号」の連携のさせ方を変えられます．
たとえば本を書いていて，本編の章立てが「部」「章」「節」の 3 階層になっていたとしましょう．このとき

• 1 つ目のアウトラインで，レベル 1 のアウトラインを「部」に設定し，「見出し 1 」のスタイルと関連づける
• これとは別に，2 つ目のアウトラインでレベル 2 とレベル 3 のアウトラインをそれぞれ「章」「節」に設定し，それぞれ「見出し 2」「見出し 3」のスタイルに関連付ける

という操作をすると，2 つのアウトラインの番号は連携せず，独立したものになります．ですから「第 1 部」と「第 2 部」を通して一貫した章番号が設定できるようになるのです．
この「1 つのアウトラインレベルが，1 つの番号設定ルールに対応する」という事実は，他にも「コラムだけの番号を作る」など様々な使いようがあります．実験してみてください．

目次の自動生成

さて，アウトライン機能を使って文書を作っていると，目次の自動生成ができます．
この状態で目次を挿入したい箇所にマウスカーソルを合わせ，そしてリボン中の「参照設定」タブの中にある「目次自動作成」のボタンを押します．

すると，目次のスタイル一覧が表示されます．

目次のスタイルを選択してクリックするとこのように，章，節に応じた目次が自動で挿入されました．

このように，文書構造に応じて適切に「見出し 1」「見出し 2 」といったスタイルにアウトラインをきちんと対応させておくと，その構造を Word が適切に認識してくれるようになります．ただし文書作成の途中で章立てを変更した場合，目次には変更が自動で反映されません．章立てが変わったときは，「目次」ボタンの右にある「目次の更新」ボタンを押してください．
また，目次一覧メニューの一番下には「ユーザー設定の目次」という項目があります．

ここで

• 何段階目までを目次にするか
• 目次の字のスタイルをどうするか

を設定することができます．たとえば，一番上位の階層の目次は「目次 1」のスタイル，その次の階層の目次は「目次 2」のスタイルでコントロールされます．これらを設定することで，状況に応じて目次の見た目を整えることができます．